Verarbeitung persönlicher Daten

Information über die Verarbeitung persönlicher Daten durch die EMPORO GmbH

Zweck dieses Dokuments ist die Bereitstellung von Informationen, über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten, für Kunden und andere Personen, die mit der EMPORO GmbH, Am Eiswurmlager 4, 01189 Dresden (im Folgenden kurz „EMPORO“)  in Kontakt treten.                    
EMPORO als Controller persönlicher Daten, verarbeitet Daten natürlicher Personen unter anderem:

(1)    Besuche dieser Personen auf der von EMPORO betriebenen Website,

(2)    Kommunikation mit Kunden und Auftragnehmern (sowohl aktuelle als auch zukünftige).

Ziel dieses Dokuments ist es, natürliche Personen, deren personenbezogene Daten verarbeitet werden, darüber zu informieren, für welchen Zeitraum und wie lange EMPORO diese personenbezogenen Daten gemäß den geltenden Rechtsvorschriften verarbeitet und welche Rechte diese natürlichen Personen in Bezug auf die Verarbeitung ihrer persönlichen Daten haben.

Diese Information betrifft die Verarbeitung personenbezogener Daten von

(1)    Besuchern der von EMPORO betriebenen Website,

(2)    aktuelle und zukünftige Kunden und Lieferanten von EMPORO und gegebenenfalls deren Vertreter und Ansprechpartner,

jeweils in einem Umfang, der dem Verhältnis dieser Personen zu EMPORO entspricht.

Dieses Dokument tritt am 25. Mai 2018 in Kraft und wird gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 über den Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten (im Folgenden "Verordnung" oder "DSGVO") erlassen, um die Informationsverpflichtung von EMPORO über die Verarbeitung persönlicher Daten in Artikel 13 der DSGVO zu erfüllen.

EMPORO kann auf folgende Weise kontaktiert werden:

EMPORO GmbH
AM Eiswurmlager 4
01189 Dresden
Tel: 0351 497 702 87
E-Mail: emporo@emporo.de

 

I. Grundlegende Begriffe und Informationen

Persönliche Daten
Personenbezogene Daten sind alle Informationen über eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (betroffene Person). Eine identifizierbare Person ist eine natürliche Person,           die direkt oder indirekt identifiziert werden kann, insbesondere durch Bezugnahme auf einen Identifikator (z.B. Name, Nachname, Nummer, Online-Identifikator) bzw. einen oder mehrere Faktoren, die auf eine physische, physiologische, genetische, geistige, wirtschaftliche, kulturelle       oder soziale Identität dieser natürlichen Person schließen lassen.

Spezielle Kategorien von persönlichen Daten
Zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten gehören "sensible personenbezogene Daten", d. H. Daten, die möglicherweise die betroffene Person im sozialen Umfeld, am Arbeitsplatz, in der Schule Diskriminierend schädigen können. Solche personenbezogenen Daten betreffen in der Regel die rassische oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen, eine Gewerkschaftszugehörigkeit sowie biometrische Daten zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Gesundheitsdaten oder Daten über das Sexualleben oder die sexuelle Ausrichtung einer natürlichen Person.

Betroffene
Betroffene Personen sind natürliche Personen, auf die sich die personenbezogenen Daten beziehen und die darüber direkt oder indirekt identifiziert werden können.

Controller für persönliche Daten
Ein Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist eine natürliche oder juristische Person, die die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten festlegt und für die Verarbeitung personenbezogener Daten haftet. Sofern in diesem Dokument oder in den Bedingungen der jeweiligen Dienstleistung nichts anderes festgelegt ist, wird EMPORO als Verarbeiter der personenbezogenen Daten angesehen.

Verarbeiter personenbezogener Daten
Ein Verarbeiter personenbezogener Daten ist eine natürliche oder juristische Person, die auf der Grundlage einer schriftlichen Vereinbarung oder nach Anweisung und im Auftrag des für die Verarbeitung Verantwortlichen personenbezogene Daten verarbeitet.

Persönliche Datenverarbeitung
Verarbeitung personenbezogener Daten ist jeder Vorgang oder jede Gruppe von Vorgängen, die     mit personenbezogenen Daten oder einem Satz personenbezogener Daten durchgeführt wird. Unabhängig davon, ob dies automatisiert erfolgt, wie zur Sammlung, Aufzeichnung, Organisation, Strukturierung, Speicherung, Anpassung oder Änderung, Abruf, Konsultation, Verwendung, Offenlegung durch Weitergabe, Verbreitung oder anderweitige Bereitstellung, Ausrichtung oder Kombination, Einschränkung, Löschung oder Vernichtung.

 

II. Kategorien und Zwecke der Verarbeitung personenbezogener Daten

Die folgenden Kategorien personenbezogener Daten können von EMPORO in Bezug auf Besuche der EMPORO-Website verarbeitet werden, einschließlich Käufen im EMPORO E-Shop, der Kommunikation mit aktuellen oder zukünftigen Kunden und Lieferanten sowie deren Vertretern und Kontaktpersonen oder auch zur Rekrutierung neuer Mitarbeiter.

1.       Verarbeitung von personenbezogenen Daten aufgrund abgeschlossener oder beabsichtigter Wareneinkäufe im E-Shop von EMPORO und aufgrund von Verträgen mit Kunden und Lieferanten

Wenn ein Kunde Waren von EMPORO kauft, ist EMPORO zur Bearbeitung folgender Daten berechtigt

(1)    grundlegende persönliche, Identifikations- und Kontaktdaten des Kunden (vom Kunden während des Kaufs zur Verfügung gestellt),

(2)    Daten zum Vertragsabschluss,

(3)    Informationen in Bezug auf gekaufte Waren,

(4)    Daten, die im Gespräch zwischen EMPORO und dem Kunden enthalten sind

für die Dauer der Garantiezeit der gekauften Ware und für 5 Jahre nach Ablauf der Garantiezeit.

Der Zweck einer solchen Datenverarbeitung besteht in der:

(1)    Erfüllung der Verpflichtungen von EMPORO aus dem Vertrag mit dem Kunden,

(2)    berechtigte Interessen von EMPORO, die darin bestehen, ihre Rechte und Ansprüche zu ermitteln, auszuüben und zu verteidigen und

(3)    berechtigte Interessen von EMPORO, die darin bestehen, ihre derzeitigen Kunden über Angebote an Waren zu informieren, welche die Kunden zuvor bei EMPORO gekauft haben.

EMPORO ist berechtigt, die folgenden personenbezogenen Daten seiner Lieferanten im Zusammenhang mit dem Kauf von Waren dieser Lieferanten zu verarbeiten:

(1)    grundlegende Personal-, Identifikations- und Kontaktdaten des Lieferanten,

(2)    Daten zum Vertragsabschluss,

(3)    Daten über die Waren,

(4)    Daten, die im Gespräch zwischen EMPORO und dem Lieferanten enthalten sind

für die Dauer der Garantiezeit der gekauften Ware und für 5 Jahre nach Ablauf der Garantiezeit.    Der Zweck einer solchen Datenverarbeitung ist die:

(1)    Erfüllung der Verpflichtungen von EMPORO aus dem Vertrag mit dem Lieferanten und

(2)    berechtigte Interessen von EMPORO, die darin bestehen, ihre Rechte und Ansprüche zu ermitteln, auszuüben und zu verteidigen.

Von EMPORO ausgestellte Rechnungen werden, gemäß Paragraph §14b des Umsatzsteuergesetzes (UstG), für 10 Jahre ab Rechnungsdatum archiviert. Um die Rechtsgrundlage für jede Rechnung nachzuweisen, werden entsprechende Verträge, Bestellungen und Anfragen ebenfalls für 10 Jahre nach Beendigung des jeweiligen Vertrages archiviert.

1.       Daten aus Cookies und anderen Aktivitäten, die Personen auf der EMPORO-Website hinterlassen

Die Verarbeitung dieser persönlichen Daten wird der EMPORO ermöglichen, ihre Dienstleistungen zu verbessern um sich auf das zu konzentrieren, was für die Besucher der Website wirklich von Interesse ist. Einschließlich und ohne Einschränkung auch die Einkäufe des Kunden im EMPORO         E-Shop und um diese Personen gegebenenfalls über Angebote zu informieren welche für sie geeignet sein könnten. Eine solche Verarbeitung beinhaltet:

(1)    Informationen über das Gerät des Nutzers, die aus Cookies stammen - falls Cookies im Webbrowser des Nutzers aktiviert sind und Informationen welche in den Kontaktformularen eingegeben und verarbeitet werden, um sicherzustellen, dass die Website funktioniert und die Nutzererfahrung dadurch verbessert wird. Diese Daten werden verarbeitet auf der Grundlage der legitimen Interessen von EMPORO und um sicherzustellen, dass ihre Website für die Nutzer funktionell ist   und weiter verbessert werden kann.

(2)    Für den Fall, dass zwischen EMPORO und einem potentiellen Kunden nach einer Vertragsverhandlung kein Vertrag zustande kommt, verarbeitet EMPORO die angegebenen personenbezogenen Daten für die Dauer von 10 Jahren, ab der jeweiligen Mitteilung als Grundlage legitimer Interessen von EMPORO - um dem Kunden eine einfache Rückkehr zum beabsichtigten Kauf zu ermöglichen; Diese Verarbeitung basiert auf dem Sammeln von Cookies und den Informationen aus Kontaktformularen.

(3)    Aufzeichnungen über das Besucherverhalten auf Websites, die von EMPORO verwaltet werden, einschließlich des E-Shops, erhalten durch Cookies, falls Cookies im Webbrowser des Besuchers aktiviert sind, die zur Analyse der Besucheraktivität verarbeitet werden. Diese Daten werden auf der Website auf Grundlage der berechtigten Interessen von EMPORO verarbeitet, um die Besucheraktivität auf ihrer Website nachzuvollziehen.

(4)    Informationen über das Gerät des Nutzers aus Cookies, falls Cookies im Webbrowser des Nutzers aktiviert sind, werden für ein sogenanntes Remarketing (oder Retargeting) verarbeitet um nachzuvollziehen welche Nutzer die EMPORO Website bereits in der Vergangenheit besucht haben.

 

2.       Datenverarbeitung für kommerzielle Zwecke

Mit Einwilligung der betroffenen Personen verarbeiten wir personenbezogene Daten für kommerzielle Zwecke. Dies umfasst insbesondere die folgenden Daten natürlicher Personen:
- Name, Vorname
- Geschäftstelefonnummer und E-Mail
- bei Mitarbeitern von Unternehmen und Organisationen: die Funktion innerhalb der Organisation
- bei Gewerbetreibenden und Unternehmern sowie natürlichen Personen: die Identifaktionsdaten und die Betriebsadresse

Mit der Einwilligung des Kunden zur Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten zu kommerziellen Zwecken verarbeitet EMPORO personenbezogene Daten seiner Kunden, um entsprechende Angebote seiner Produkte zu erstellen und Kunden zu kontaktieren. Sei es telefonisch, schriftlich, über Internetwerbung oder auf anderem Wege der elektronischen Kommunikation unter Verwendung der Kontaktdaten des Kunden. Auf der Grundlage der Einwilligung können grundlegende persönliche Daten, Identifizierungs- und Kontaktdaten und Daten, die den Vertragsabschluss betreffen, verarbeitet werden. Hierbei können Informationen über Waren und Daten, die in der Kommunikation zwischen EMPORO und dem Kunden enthalten sind verarbeitet werden.

Die Zustimmung zur Verarbeitung personenbezogener Daten für kommerzielle Zwecke ist freiwillig und der Kunde kann die Einwilligung jederzeit widerrufen. Diese Zustimmung bleibt 10 Jahre lang gültig oder bis sie vom Kunden widerrufen wird. Zieht der Kunde die Einwilligung zurück, bleibt das Recht zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten des Kunden für andere Zwecke und aufgrund anderer berechtigter Gründe gemäß dieser Informationen unberührt.

Für kommerzielle Mitteilungen von EMPORO (sog. „Newsletter“), verwendet EMPORO eine geeignete Bezeichnung, aus der hervorgeht, dass die Kommunikation eine kommerzielle Kommunikation im Sinne des durch die anwendbare Gesetzgebung definierten Begriffs ist. Bei kommerziellen von EMPORO, wird immer eindeutig angeben, dass EMPORO der Absender ist. Kommerzielle Mitteilungen können entweder an die Kontaktdaten unserer Kunden gesendet werden - basierend auf legitimen Interessen von EMPORO, und nur, bis Sie erklären, dass Sie nicht mit einer solchen Verwendung Ihrer Kontaktdaten einverstanden sind - oder aufgrund einer ausdrücklichen Zustimmung zur Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten für Marketing- oder kommerzielle Zwecke. Alle kommerziellen Kommunikationen müssen ein Kontaktdetail enthalten, das verwendet werden kann, um solche kommerziellen Kommunikationen zu stoppen.

 

III. Dauer der Verarbeitung personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten, die im Rahmen einer bestimmten Aktivität verarbeitet werden, werden nur in dem Umfange verarbeitet, der für diese Aktivität und für einen bestimmten Zeitraum erforderlich ist oder nach geltenden Rechtsvorschriften gefordert wird. Danach werden personenbezogene Daten gelöscht oder anonymisiert. Spezifische Fristen zur Verarbeitung und Speicherung personenbezogener Daten sind für jeden dieser Zwecke individuell festgelegt.

 

IV. Art der Verarbeitung personenbezogener Daten

EMPORO führt eine manuelle und automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten durch und sichert Aufzeichnungen über alle manuellen und automatisierten Aktivitäten welche die Verarbeitung personenbezogener Daten betreffen.

V. Kategorien von Empfängern personenbezogener Daten

EMPORO setzt bei der Erfüllung ihrer vertraglichen Verpflichtungen professionelle und spezialisierte Dienstleistungen anderer Personen ein. Wenn solche Lieferanten von EMPORO übermittelte personenbezogene Daten verarbeiten, sind sie in der Lage, personenbezogene Daten zu verarbeiten und personenbezogene Daten nur gemäß den Anweisungen von EMPORO zu verarbeiten und sie nicht für andere Zwecke zu verwenden. Solche externen Dienstleistungen umfassen Inkasso, Expertenanalysen, Rechtsberatung, Wirtschaftsprüfung, Buchhaltung, Verwaltung von IT-Systemen, Internetwerbung oder Transportfirmen. Wir wählen jeden dieser Anbieter sorgfältig aus und treffen eine Vereinbarung über die Verarbeitung personenbezogener Daten mit dem Anbieter, die strenge Verpflichtungen zum Schutz und zur Sicherheit der übertragenen personenbezogenen Daten enthält.
Zu den Verarbeitern gehören Unternehmen aus Deutschland sowie aus anderen EU-Mitgliedstaaten oder sog. sicheren Ländern.
Um seine gesetzlichen Pflichten zu erfüllen, übermittelt EMPORO personenbezogene Daten gemäß den geltenden Rechtsvorschriften an Behörden.

 


VI. Informationen über die Rechte von betroffenen Personen im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten

Ab dem 25. Mai 2018 hat jede betroffene Person, die eine identifizierbare natürliche Person für EMPORO ist und ihre Identität gegenüber EMPORO nachweist, die folgenden Rechte gemäß der Verordnung:

1. Recht auf Zugang zu personenbezogenen Daten
Die betroffene Person hat ein Recht auf Zugang zu personenbezogenen Daten, zu dem auch das Recht gehört, folgende Informationen von EMPORO zu erhalten:

1.       Information, ob es personenbezogene Daten verarbeitet,

2.       Informationen die zum Zwecken der Verarbeitung, den Kategorien betreffender personenbezogener Daten, den Empfängern personenbezogener Daten an welche die personenbezogene Daten übermittelt wurden oder werden sollen, die vorgesehene Dauer der Verarbeitung und das Recht zu verlangen, dass der für die Verarbeitung Verantwortliche, der personenbezogene Daten berichtigt oder löscht bzw. die Verarbeitung beschränkt, das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Behörde einzureichen und alle verfügbaren Informationen über die Herkunft der personenbezogenen Daten, falls diese Daten nicht von der jeweiligen betroffenen Person stammen,

3.       Informationen über die Tatsache, ob der für die Verarbeitung Verantwortliche eine automatisierte Verarbeitung einschließlich Profiling verwendet,

4.       Informationen über geeignete Garantien bei der Übermittlung personenbezogener Daten außerhalb der EU, wenn die Rechte und Freiheiten anderer Personen nicht beeinträchtigt werden,

5.       Kopien von personenbezogenen Daten.

Im Wiederholungsfall ist EMPORO berechtigt, eine angemessene Gebühr für die Bereitstellung von Kopien der persönlichen Daten zu erheben.

Die Rechte zur Bestätigung der Verarbeitung personenbezogener Daten und zu Informationen können am Sitz von EMPORO ausgeübt werden.

Das Recht, Kopien der verarbeiteten personenbezogenen Daten zu erhalten, kann an EMPORO's eingetragenem Sitz nach erfolgtem Identitätsnachweis des Antragstellers übertragen werden.

 2. Recht auf Berichtigung ungenauer personenbezogener Daten
Die betroffene Person hat ein Recht auf Berichtigung falscher Daten in Bezug auf die von EMPORO verarbeiteten Daten zur betreffenden Person. Die Kunden von EMPORO sind verpflichtet, EMPORO über Änderungen ihrer persönlichen Daten zu informieren und diese nachzuweisen.

Gleichzeitig verpflichten sich die Kunden von EMPORO zur Zusammenarbeit mit EMPORO, falls festgestellt wird, dass die personenbezogenen Daten, die über die betroffene Person verarbeitet wurden, nicht korrekt sind. Die Daten werden jedoch ohne Zeitverzögerung korrigiert, immer im Hinblick auf die technische Machbarkeit. Der Antrag auf Berichtigung personenbezogener Daten kann am Sitz von EMPORO gestellt werden, nach dem die Identität des Antragstellers nachgewiesen wurde.

 3. Recht auf Löschung personenbezogener Daten
Die betroffene Person hat ein Recht auf Löschung ihrer personenbezogenen Daten, es sei denn, EMPORO weist legitime Gründe für die Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten nach. EMPORO verfügt über Mechanismen zur automatischen Anonymisierung oder Löschung personenbezogener Daten, wenn diese für den Zweck, für den sie verarbeitet wurden, nicht mehr benötigt werden. Wenn die betroffene Person der Ansicht ist, dass ihre personenbezogenen Daten nicht gelöscht wurden, kann sie sich schriftlich an uns wenden, in dem sie eine Mitteilung an den Sitz von EMPORO sendet.

 4. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten
Die betroffene Person das Recht, zu verlangen, dass der für die Verarbeitung Verantwortliche die Verarbeitung personenbezogener Daten in Bezug auf die betroffene Person bis zur Bearbeitung seines Antrags einschränkt, wenn die betroffene Person der Richtigkeit der personenbezogenen Daten schriftlich durch Übermittlung einer Mitteilung an den Firmensitz von EMPORO widersprochen hat.

 5. Recht auf Auskunft über Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung
Die betroffene Person hat das Recht, dass EMPORO sie darüber informiert, dass sie deren personenbezogenen Daten ändern wird oder berichtigt oder gelöscht hat oder die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten eingeschränkt hat. Werden personenbezogene Daten berichtigt oder gelöscht, werden wir alle Empfänger über die betroffenen personenbezogenen Daten informieren, sofern sich dies nicht als unmöglich erweist oder unzumutbar ist. Auf Anfrage der betroffenen Person können wir die betroffene Person über solche Empfänger informieren.

 

6. Recht auf persönliche Datenübertragbarkeit
Die betroffene Person hat das Recht auf Übertragbarkeit ihrer personenbezogenen Daten, die die betroffene Person dem für die Verarbeitung Verantwortlichen in einem strukturierten, allgemein verwendeten maschinenlesbaren Format übermittelt hat, sowie das Recht, EMPORO die Übertragung dieser Daten an einen anderen Controller zu beantragen.

Wenn eine betroffene Person EMPORO im Zusammenhang mit einer Dienstleistungsvereinbarung oder aufgrund einer Einwilligung ihre persönlichen Daten zur Verfügung stellt und die Verarbeitung automatisiert ist, ist die betroffene Person berechtigt, diese Daten in einer strukturierten, allgemein verwendeten und maschinenlesbaren Form zu erhalten. Soweit technisch möglich, können diese Daten direkt an einen von Ihnen ausgewählten Datenverantwortlichen übermittelt werden, wenn eine für diesen Verantwortlichen tätige Kontaktperson identifiziert wird und die Identität dieser Person auch überprüft werden kann.

Sollte sich die Ausübung dieses Rechts negativ auf die Rechte und Freiheiten Dritter auswirken, wird Ihre Anfrage nicht gewährt. Die Anfrage kann am EMPORO-Sitz erhoben werden, nachdem bewiesen wurde, dass Ihre Anfrage legitim ist.

 7. Recht, der Verarbeitung personenbezogener Daten zu widersprechen
Die betroffene Person hat das Recht, der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten, die aufgrund legitimer Interessen von EMPORO durchgeführt werden, zu widersprechen.

Wenn EMPORO nicht nachweist, dass ein ernsthafter legitimer Grund für die Verarbeitung personenbezogener Daten besteht, der die Interessen oder Rechte und Freiheiten der betroffenen Person außer Kraft setzt, wird EMPORO diese Verarbeitung unverzüglich einstellen.

Ein schriftlicher Widerspruch kann an den Sitz von EMPORO gesendet werden.

8. Das Recht, die Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten zu widerrufen
Die Einwilligung für die Verarbeitung personenbezogener Daten für kommerzielle Zwecke kann jederzeit widerrufen werden. Die Einwilligung wird durch eine ausdrückliche, eindeutige und verständliche Willensbekundung per Telefon, E-Mail oder am Geschäftssitz von EMPORO widerrufen.

Die Zustimmung zur Versendung der Marketing-Kommunikation an einen bestimmten elektronischen Kontakt kann jederzeit per Telefon, E-Mail oder am Geschäftssitz von EMPORO widerrufen werden.

Die Verarbeitung von persönlichen Daten aus Cookies kann durch Anpassung der Einstellungen Ihres Webbrowsers verhindert werden.

9. Automatisierte individuelle Entscheidungsfindung einschließlich Profiling
Betroffene Personen haben das Recht, Entscheidungen nicht allein aufgrund automatisierter Verarbeitung, einschließlich Profilerstellung, zu treffen, die rechtliche Auswirkungen auf sie hat oder in ähnlicher Weise erheblich beeinflusst. EMPORO bestätigt, dass es keine automatisierte Entscheidungsfindung ohne menschliche Beurteilung vornimmt, die Rechtswirkungen hinsichtlich der betroffenen Personen hätte.

10. Recht, sich an das Amt für den Schutz personenbezogener Daten zu wenden
Die betroffenen Personen haben das Recht, das Amt für den Schutz personenbezogener Daten zu kontaktieren.